1. PEDAHULUAN
Knowledge management merupakan manajemen pengetahuan vital secara eksplisit dan sistematis dan proses yang berasosiasi pada pembentukan, pengorganisasian, difusi, penggunaan dan eksploitasi (Skyrme, 1998). Sedangkan menurut Anonim di dalam Estriyanto et al. (2008), adalah proses bagaimana sebuah organisasi mengambil keuntungan dari aset berbasis intelektual dan pengetahuan.
Pengetahuan yang menjadi objek dalam knowledge management terbagi menjadi dua, yaitu tacit knowledge dan explicit knowledge. Tacit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat subyektif,cogn itive, experiential learning dan kasat mata. Sangat sulit untuk didokumentasikan. Sulit untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Berkaitan erat dengan pemahaman manusia. Explicit knowledge adalah pengetahuan yang bersifat obyektif, rational, dan teknis. Mudah untuk ditransfer atau diajarkan maupun dipelajari. Dapat didokumentasikan dengan mudah. Bentuk explicit knowledge, antara lain dokumen, buku, jurnal dan lain-lain.
Menurut SECI Model, terjadi empat proses transfer pengetahuan, yaitu socialization, externalization, combinationdan internalization. Socialization(tacitke tacit) adalah proses transfer informasi diantara orang-orang dengan caracon versation/percakapan. Proses selanjutnya adalahe xter nalizati on, yaitu transfer dari tacit knowledge ke explicit knowledge. Misalnya, penulisan buku, jurnal, majalah dan lain-lain. Combination adalah transfer dari explicit knowledge ke explicit knowledge, misalnya, merangkum buku. Internalization adalah transfer dari explicit knowledge ke tacit knowledge, misalnya, guru mengajar didalam kelas.
Penggunaan pengetahuan tacit sebagai sumber keunggulan kompetitif sekarang ini akan semakin berkembang luas karena organisasi tidak kuatir akan adanya persaingan. Masalah yang tidak bisa dihindari dalam pengelolaan pengetahuan tacit adalah tacit itu sendiri membuat pengetahuan sulit untuk ditransfer. Pengetahuan tacit harus diartikulasikan atau dengan kata lain disosialisasikan pada semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi. Bagaimana masing-masing individu dapat bekerja sama dengan baik mencapai suatu tujuan bersama bila tanpa saling memahami pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki satu sama lain? Jelas, kinerja superior akan sulit untuk diwujudkan. Individu yang bekerja dalam organisasi bergabung menjadi satu kesatuan mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Sense of team harus ditekankan dalam hal ini karena bukan bentuk kelompoknya yang ditonjolkan melainkan perasaan memiliki sebagai satu kesatuan yang diutamakan.
Proses transfer pengetahuan berlangsung berulang-ulang membentuk suatu siklus. Hal inilah yang menyebabkan pengetahuan terus berkembang dari waktu ke waktu. Jadi menurut konsep SECI, siklus transfer pengetahuan akan terus berputar dan berkembang.
Penggunaan pengetahuan tacit sebagai sumber keunggulan kompetitif sekarang ini akan semakin berkembang luas karena organisasi tidak kuatir akan adanya persaingan. Masalah yang tidak bisa dihindari dalam pengelolaan pengetahuan tacit adalah tacit itu sendiri membuat pengetahuan sulit untuk ditransfer. Pengetahuan tacit harus diartikulasikan atau dengan kata lain disosialisasikan pada semua pihak yang berkepentingan dalam organisasi. Bagaimana masing-masing individu dapat bekerja sama dengan baik mencapai suatu tujuan bersama bila tanpa saling memahami pengetahuan dan pengalaman yang dimiliki satu sama lain? Jelas, kinerja superior akan sulit untuk diwujudkan. Individu yang bekerja dalam organisasi bergabung menjadi satu kesatuan mencapai tujuan yang sudah ditetapkan organisasi. Sense of team harus ditekankan dalam hal ini karena bukan bentuk kelompoknya yang ditonjolkan melainkan perasaan memiliki sebagai satu kesatuan yang diutamakan.
Pengetahuan eksplisit merupakan salah satu bentuk kemampuan informasi yang didokumentasikan melalui tulisan. Hanya sedikit bagian dari pengetahuan yang orang miliki dapat didokumentasikan secara tertulis, sebagian besar lainnya tersimpan dalam bentuk tacit dalam memori. Mengartikulasikan sesuatu yang ada dalam pikiran dan hati seseorang merupakan hal yang penting dalam kerjasama kelompok. Dess dan Picken menyatakan bahwa organisasi harus mengakumulasi dan membagikan pengetahuan internal serta mengumpulkan dan mengitegrasikan informasi eksternal.
Gambar 1. Proses transfer pengetahuan Model SECI (Sumber : Akhmad Hidayatno, 2006)
Sistem pakar (expert system) merupakan salah satu teknologi andalan dalam knowledge management, terutama melalui empat skema penerapan dalam suatu organisasi
yaitu:
1. case-based reasoning (CBR) yang merupakan representasi knowledge berdasarkan
pengalaman, termasuk kasus dan solusinya;
2. rule-based reasoning (RBR) mengandalkan serangkaianrules yang merupakan representasi dari knowledge dan pengalaman karyawan/manusia dalam memecahkan kasuskasus yang rumit;
3. model-based reasoning (MBR) melalui representasiknowl edge dalam bentuk atribut,
perilaku, antar hubungan maupun simulasi proses terbentuknyaknowl edge;
4. constraint-satisfaction reasoning yang merupakan kombinasi antara RBR dan MBR.
2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi
Dengan penerapan knowledge management, inovasi dan perkembangan insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota. Namun demikian diperlukan kemauan masing-masing individu dalam insitusi anggota untuk mengeksplisitkan semua tacit knowledge yang dimiliki sehingga bisa disebarluaskan kepada anggota lain. Sikap yang harus dibudayakan untuk pembentukan sistem ini diantaranya menciptakan, menangkap, menjaring, menyimpan, mengolah, dan menyebarluaskan knowledge masing-masing.
sumber : http://funnymustikasari.wordpress.com
2. Perancangan, Penerapan, Sosialisasi, dan Evaluasi
Tahap berikut setelah dilakukan identifikasi dan analisa adalah perancangan manajemen pengetahuan dalam organisasi. Beberapa pedoman yang bisa digunakan adalah:
· Penerapan teknologi, pada tahap awal gunakan teknologi yang tepat dan sederhana dan yang telah ada. Kemudian dapat dikembangkan lebih lanjut.
· Pendekatan top-down, dengan kebijakan, anjuran dan bottom-up dengan menggerakan karyawan melalui perubaha budaya.
· Dorong terciptanya Community of Practice.
· Bangun fasilitas untuk berbagi pengetahuan (formal maupun informal)
· Sosialisasi infrastruktur untuk dapat dimanfaatkan oleh seluruh karyawan.
· Evaluasi keberhasilan penerapan, misalnya dengan pengukuran kinerja.
3. Tipe Kegiatan manajemen pengetahuan
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
d. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan meningkat
4. Tujuan Penerapan Knowledge Management (KM)
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
Penerapan KM akan memberikan pengaruh terhadap proses bisnis organisasi:
a. Penghematan waktu dan biaya. Dengan adanya sumber pengetahuan yang terstruktur dengan baik, maka organisasi akan mudah untuk menggunakan pengetahuan tersebut untuk konteks yang lainnya, sehingga organisasi akan dapat menghemat waktu dan biaya.
b. Peningkatan aset pengetahuan. Sumber pengetahuan akan memberikan kemudahaan kepada setiap karyawan untuk memanfaatkannya, sehingga proses pemanfaatan pengetahuan di lingkungan organisasi akan meningkat, yang akhirnya proses kreatifitas dan inovasi akan terdorong lebih luas dan setiap karyawan dapat meningkatkan kompetensinya.
c. Kemampuan beradaptasi. Organisasi akan dapat dengan mudah beradaptasi dengan perubahan lingkungan bisnis yang terjadi.
d. Peningkatan produktfitas. Pengetahuan yang sudah ada dapat digunakan ulang untuk proses atau produk yang akan dikembangkan, sehingga produktifitas dari organisasi akan meningkat
5. Strategi Untuk Mengelola Pengetahuan
Dalam praktek KM di lapangan terdapat dua buah strategi KM yang sangat berbeda. Kedua strategi tersebut adalah :
1. Strategi Kodifikasi
2. Strategi Personalia
Strategi Kodifikasi, pengetahuan dikodifikasi, didokumentasikan dengan baik, dan disimpan ke dalam database sehingga dapat diakses dan digunakan berulang-ulang oleh siapapun dalam organisasi tersebut. Komputer membantu komunikasi antara individu-ke-dokumen. Untuk itu diperlukan sebuah sistem yang mirip dengan perpustakaan tradisional, yang menyimpan dokumen elektronik dengan fasilitas search engine yang bagus. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang menjual produk yang standard dan umum.
Strategi Personalia, pengetahuan disebarkan melalui kontak individu-ke-individu. Fungsi utama komputer hanyalah untuk membantu mereka berkomunikasi seperti melalui email, chatting, video conferensi, lalu meeting. Untuk itu diperlukan sebuah sistem pencarian data keahlian (expertise directory) sehingga setiap individu bisa menghubungi individu lainnya dengan informasi kontak yang disediakan. Strategi ini biasanya dipakai oleh organisasi yang memberikan solusi sangat costumized kepada setiap permasalahan yang unik. Sebuah organisasi tidak bisa menggunakan kedua strategi sekaligus dengan proporsi yang sama juga tidak bisa hanya menggunakan salah satu strategi saja. Strategi yang tidak sesuai dengan budaya dan kehidupan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan bisnis organisasi juga akan menghasilkan kegagalan besar dalam menerapkan manajemen pengetahuan.
6. KESIMPULAN
6. KESIMPULAN
sumber : http://funnymustikasari.wordpress.com
13 November 2010 pukul 04.13
Menurut saya tentang artikel di atas, yaitu penerapan pada knowledge management, inovasi dan perkembangan insitusi menjadi lebih cepat karena dengan pola siklus knowledge management tersebut semua pengetahuan terarsip dengan baik dan dapat diakses dengan mudah oleh seluruh anggota.